ব্যবসার যোগাযোগ

 ব্যবসার যোগাযোগ 

দৈনন্দন জীবনে আমরা আমাদের চলা পথে যোগাযোগ নাম শব্দটির সাথে হর হামেশাই পরিচিত হই। আর এরই জন্য এই যোগাযোগ শব্দটি আমাদের লাইফের সাথে ওতপ্রোতভাবে জড়িত। 

ল্যাটিন শব্দ কমিউনাস থেকে কমিউনিকেশন শব্দের উৎপত্তি।তুই বা ততোধিক ব্যক্তির মধ্যে সাধারণত ভাব বা যে কোন তথ্যবিনিময় অথবা তথ্য আদান-প্রদান ককেই কমিউনিকেশন বলে। 

যোগাযোগের বৈশিষ্ট্যসমূহ

(১)যোগাযোগের জন্য  সাধারণভাবে তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। কারণ নতুন তথ্য সংরক্ষণের জন্য আমরা একে অপরের সাথে যোগাযোগ করে থাকি। 

(২)অনেক সময় প্রয়োজনীয় তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য দীর্ঘ সময় ধরে যোগাযোগ করতে হয়। 

(৩)প্রয়োজনীয় তথ্য পাওয়ার পর যদি সে তথ্যগুলো দ্বারা কাংখিত লক্ষ্য অর্জন না করা যায় তাহলে পুনরায় আবার নতুন করে যোগাযোগের মাধ্যমে তথ্য সংরক্ষণ করতে হয়।

 (৪)যেকোনো যোগাযোগ সহজ করার জন্য আমাদেরকে পরিপার্শ্বিকভাবে সুসম্পর্ক বজায় রাখতে হয়। 

(৫)যেকোনো প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে সমন্বয় সাধন করতে হলে অবশ্যই ভালো যোগাযোগের দরকার হয়। 

(৬)যেকোনো প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগে কর্মরত ব্যক্তিদের ওপর যথাযথ নজরদারি করার জন্য ভালো যোগাযোগের প্রয়োজন হয়। 

(৭)একটি প্রতিষ্ঠানের যোগাযোগের ক্ষেত্রে অবশ্যই সে প্রতিষ্ঠানেরদায়িত্ব তো যত কর্মচারী রয়েছে সবারই অংশগ্রহণ করা জরুরী।

(৮)যেকোনো প্রতিষ্ঠানের তথ্যাদি এবং বিভাগ গুলোর সাথে ভালোভাবে যোগাযোগ বজায় রাখার জন্য অবশ্যই পেশাদারিত্ব মনোভাব সৃষ্টি করতে হবে সুজন প্রীতি মন থেকে দূরে আসতে হবে। 

যোগাযোগের প্রয়োজনীয়তা

মানুষ সামাজিক জীব। তাই এই সমাজ জীবনে সুষ্ঠু ও সুন্দরভাবে চলাফেরা করার জন্য সুষ্ঠু যোগাযোগের গুরুত্ব অপরিসীম ।কেননা কারো সঙ্গে পাপ আদান-প্রদান করার জন্য যোগাযোগের প্রয়োজন।নিজের একটা ভালো কাজের অভিজ্ঞতাকে অন্যের মা অন্যের ভেতর সরিয়ে দেওয়ার ক্ষেত্রে যোগাযোগের প্রয়োজন। যেকোনো তথ্যে সংগ্রহ করে সেগুলো বিভিন্ন ব্যক্তির বিচার বিশ্লেষের মাধ্যমে ভালো না খারাপ এই বিষয়টা বোঝার জন্য যোগাযোগের প্রয়োজন। 

ব্যবসায় যোগাযোগ

একটি ব্যবসা উন্নতির জন্য ওই ব্যবসার সাথে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিবর্গ তাদের নিজস্ব যে ভাব দ্বারা অভিজ্ঞতা চিন্তা চেতনার কথা চিন্তা চেতনা সমন্বয় সাধন করার জন্য যোগাযোগ রক্ষা করে চলে সেটাই হচ্ছে ব্যবসা যোগাযোগ। অর্থাৎ ব্যবসা সুবিধা করার জন্য যে যোগাযোগ রক্ষাটা করা হয় সেটা হচ্ছে ব্যবসায় যোগাযোগ। 

ব্যবসার যোগাযোগের প্রয়োজনীয়তা অথবা গুরুত্ব 

(১)যে কোন ব্যবসায়ী সফলভাবে সম্পন্ন করার জন্য পরিকল্পনা প্রণয়ন করতে ।পরিকল্পনা প্রণাম ও বাস্তবায়ন করতে অবশ্যই সুষ্ঠু যোগাযোগের প্রয়োজন। কারণ সফলভাবে পরিকল্পনা প্রণাম সম্পন্ন করতে হলে বিভিন্ন তথ্য পথের প্রয়োজন হয়ে থাকে। সঠিক তথ্য পত্র সংগ্রহ করার জন্য অবশ্য পরিপার্শ্বিকভাবে সুষ্ঠু যোগাযোগ বজায় রাখা উচিত। 

(২)প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেক বিভাগের কর্মরত প্রত্যেকটা কর্মচারী জানো ব্যবসার লক্ষ্য উদ্দেশ্য সম্পর্কে সচেষ্ট হয়।আরে কর্মচারীদের উপর তদর কি করতে হলে অবশ্যই ভালো যোগাযোগ রক্ষা করতে হবে।

(৩)উচ্চ কর্মচারী আর নিম্ন কর্মচারীদের মধ্যে সুসম্পর্ক বজায় রাখার জন্য যোগাযোগই একমাত্র পন্থা 

(৪)প্রতিষ্ঠানটিকে এগিয়ে নেয়ার জন্য যে বিষয়টা অন্যতম সেটা হচ্ছে সিদ্ধান্তগ্রহণ। ভালো সিদ্ধান্ত গ্রহণ করার ফলে একটি প্রতিষ্ঠান উন্নতির দিকে যায় তদ্রূপী মূল সিদ্ধান্ত গ্রহণ করার ফলে একটি প্রতিষ্ঠান অনেক সময় লসের মুখ দেখে। এর জন্য সিদ্ধান্ত গ্রহণ ঠিকভাবে করার জন্য অবশ্যই অভিজ্ঞতা চিন্তা চেতনা ধ্যান-ধারণা এগুলো নিজেদের মধ্যে  আদান প্রদান করতে হয়। এর জন্য দরকার হয় উত্তম যোগাযোগ ব্যবস্থা। 

(৫)একটা সংগঠনে অনেকগুলা বিভাগ থাকে। এই প্রত্যেকটা বিভাগের মধ্যে একটা জোকসূত্র থাকা অবশ্যই জরুরি। আর এক জোকসূত্র সৃষ্টি করার জন্য সুস্থ যোগাযোগ ব্যবস্থা দরকার। 

 (৬)একটি প্রতিষ্ঠানের পণ্যের প্রচার প্রসারের জন্য যোগাযোগ ব্যবস্থা খুবই উন্নত করা দরকার।  

(৭)ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের দক্ষ কর্মচারী সংঘের ক্ষেত্রেও যোগাযোগ ব্যবস্থা ভূমিকা অপরিসীম

(৮)প্রতিষ্ঠানে যারা উচ্চ পদস্থ কর্মচারী রয়েছে তারা নিম্ন পদস্থ কর্মচারীদের দক্ষ পরিচালনা করার ক্ষেত্রে যোগাযোগ ব্যবস্থা ভূমিকা রাখে। 

(৯)একটি প্রতিষ্ঠানের কোথায় সমস্যা হল ,কোন কর্মচারী জোগাড় করতে হবে,কোন রাগের কর্মচারীকে প্রশিক্ষণ প্রদান করতে হবে। অর্থাৎ ব্যবসা প্রতিষ্ঠানটির সামগ্রিক উন্নতির জন্য যোগাযোগ ব্যবস্থা সুষ্ঠুভাবে বজায় রাখা ছাড়া  বিকল্প কোন পথ নাই। 

যোগাযোগের নীতি সমূহ অথবা ব্যবসায় যোগাযোগের সেভেন চেয়ারে নীতি সমূহ। 

স্পষ্টতার জন্য বেশ কয়েকটি ধাপ রয়েছে।

প্রথমত, আপনি যে বার্তাটি প্রদান করছেন তার উদ্দেশ্য সম্পর্কে পরিষ্কার হওয়া গুরুত্বপূর্ণ।  প্রাপককে সচেতন করা উচিত কেন তারা বার্তাটি গ্রহণ করছে এবং আপনি এটি সরবরাহ করার মাধ্যমে কী অর্জন করার চেষ্টা করছেন।  একাধিক লক্ষ্য থাকলে, প্রতিটি আলাদাভাবে নির্ধারণ করা উচিত।

দ্বিতীয়ত, এটি অপরিহার্য যে যোগাযোগের বিষয়বস্তু নিজেই পরিষ্কার।  আপনার জারগন এড়ানো উচিত, সহজ ভাষা ব্যবহার করা, সহজ কাঠামো ব্যবহার করা এবং আপনার বার্তার মূল পয়েন্টগুলিতে ফোকাস করা উচিত।

সঠিক

আপনার ব্যবহার করা বাস্তব তথ্য এবং ভাষা ও ব্যাকরণ উভয়ই সঠিক হওয়া অপরিহার্য।  যদি আপনার শ্রোতা উভয়ের মধ্যে ত্রুটি খুঁজে পান, তবে তারা বিভ্রান্ত হবে এবং আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা ব্যাপকভাবে হ্রাস পাবে।  এটি আপনার যোগাযোগের কার্যকারিতা হ্রাস করবে।

সম্পূর্ণ

সম্পূর্ণতা প্রায়ই যোগাযোগের 7 Cs এর মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।

একটি বার্তা তৈরি করার সময়, প্রাপককে আপনার যুক্তির লাইন অনুসরণ করার জন্য এবং আপনার একই সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।  এই স্তরের বিশদ বিবরণ বিভিন্ন পরিস্থিতিতে ভিন্ন হবে এবং সেই অনুযায়ী আপনার যোগাযোগগুলি সামঞ্জস্য করা উচিত।

উপরন্তু, আপনি প্রাপকের জন্য যতটা সম্ভব সহজ জিনিস করা উচিত.  উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি "কল টু অ্যাকশন" জারি করেন, তাহলে সেই ক্রিয়া সম্পর্কে স্পষ্ট নির্দেশনা প্রদান করুন।  ক্রমবর্ধমানভাবে লিখিত যোগাযোগগুলিতে হাইপারলিঙ্কের মতো জিনিসগুলি অন্তর্ভুক্ত করা বা প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী সংযুক্ত করা সাধারণ, যে দুটিই শ্রোতাদের সম্পূর্ণ তথ্য অ্যাক্সেস করতে সহায়তা করে এবং মূল যোগাযোগগুলি মূল বার্তাগুলিতে ফোকাস নিশ্চিত করে।

কংক্রিট

আপনার যোগাযোগ গঠন করার সময় আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে আপনি নির্দিষ্ট এবং আপনি যে যুক্তি এবং বার্তাগুলি ব্যবহার করছেন তা একত্রে মানানসই, একে অপরের উপর ভিত্তি করে এবং একে অপরকে সমর্থন করে।  আপনার যুক্তিগুলি বিশ্বাসযোগ্য উত্স থেকে আসা শক্ত তথ্য এবং মতামতের উপর ভিত্তি করে হওয়া উচিত এবং আপনার যুক্তিকে সমর্থন করার জন্য আপনার অকাট্য তথ্য ভাগ করা উচিত।

আপনার শ্রোতাদের জন্য আপনি যা তৈরি করেছেন তার দৃঢ় প্রকৃতির উদাহরণের মাধ্যমে সাহায্য করা গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে

সংক্ষিপ্ত

এই প্রকৃতির বার্তাগুলিকে যোগাযোগ করার সময় পয়েন্টে লেগে থাকা এবং আপনার বার্তাগুলিকে সংক্ষিপ্ত এবং সহজ রাখা গুরুত্বপূর্ণ৷  আপনি যদি পাঁচটি ব্যবহার করতে পারেন তবে 10টি শব্দ ব্যবহার করবেন না।  আপনার বার্তা পুনরাবৃত্তি করবেন না.

আপনি যত বেশি বলবেন, বিভ্রান্তির ঝুঁকি তত বেশি।  আপনি যে মূল বিষয়গুলি সরবরাহ করতে হবে তার উপর সম্পূর্ণ মনোযোগ দিয়ে সেই ঝুঁকি এড়ান।

বিনয়ী

মানুষ সবসময় বিনয়ী হয় না।

আপনি নম্র হয়ে আপনার যোগাযোগের কার্যকারিতা বাড়াতে পারেন এবং আপনার দর্শকদের দেখিয়েছেন যে আপনি তাদের সম্মান করেন।  আপনার বার্তাগুলি বন্ধুত্বপূর্ণ, পেশাদার, বিবেচ্য, সম্মানজনক, খোলা এবং সৎ হওয়া উচিত।

আপনি বিনয়ী তা নিশ্চিত করতে সাহায্য করার জন্য, আপনার সর্বদা কিছু সহানুভূতি ব্যবহার করা উচিত এবং দর্শকদের দৃষ্টিকোণ থেকে আপনার বার্তাগুলি বিবেচনা করা উচিত।

বিবেচিত এবং সুসংগত

যোগাযোগের 7 Cs এর শেষটি বিবেচনা করা হয় বা সুসঙ্গত।  আপনার যোগাযোগ সুসংগত না হলে তারা কার্যকর হবে না।  আপনার যোগাযোগ বিবেচিত এবং সুসঙ্গত কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনার একটি যৌক্তিক প্রবাহ থাকা উচিত এবং আপনার শৈলী, সুর এবং ভাষা সর্বত্র সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া উচিত।

আপনার ইস্যু করা প্রতিটি যোগাযোগ নিজের মধ্যেই সুসঙ্গত কিনা তা নিশ্চিত করার পাশাপাশি, একাধিক যোগাযোগ প্রদান করার সময় আপনাকে বার্তার ধারাবাহিকতাও নিশ্চিত করতে হবে।